Données personnelles

RESPECT DE LA LÉGISLATION

EMOA Mutuelle du Var s’engage à respecter la législation en vigueur en matière de protection de la vie privée et des données personnelles et, en particulier, le Règlement Européen sur la Protection des Données personnelles (R.G.P.D.).
EMOA Mutuelle du Var veille au respect de l’utilisation de vos données personnelles.

A ce titre :

• Nous ne commercialisons pas ces données ;
• Nous protégeons ces données en assurant leur confidentialité ;
• Nous ne recueillons que les données nécessaires à l’exécution de la garantie ;
• Nous avons nommé un D.P.O. (Data Protection Officer) ;
• Nous mettons à jour notre registre des traitements ;
• Nous sensibilisons nos collaborateurs au R.G.P.D. ;
• Nous actualisons nos contrats avec nos clients, nos fournisseurs et nos sous-traitants.

L’objectif de cette politique de confidentialité (ci-après « Politique de confidentialité ») est de :

• Vous permettre de communiquer vos informations personnelles en toute confiance et en toute confidentialité ;
• Vous informer des finalités de traitement des données collectées par EMOA Mutuelle du Var, et d’une manière générale, vous éclairer sur vos droits en matière de données personnelles.

QUELLES SONT LES DONNÉES PERSONNELLES QUE NOUS COLLECTONS ?

Dans le cadre de ses activités, EMOA Mutuelle du Var est susceptible de collecter auprès de vous les données personnelles suivantes :

EMOA Mutuelle du Var peut être amenée, dans le strict respect de l’objet de ses activités, à procéder au traitement de données concernant votre santé et a fortiori traiter vos données médicales. Sur ce point, outre le respect des principes précédemment exposés, EMOA Mutuelle du Var apporte une attention particulière aux modalités de leur collecte et à la mise en œuvre de mesures de sécurité renforcées.

Le traitement des données concernant la santé de l’assuré, données sensibles au sens de la loi Informatique et Libertés et du R.G.P.D., est soumis à son consentement écrit et préalable. En pratique, la conclusion du contrat d’assurance vaut recueil du consentement pour le traitement des données de santé à des fins de gestion du contrat. Pour tout autre service nécessitant le traitement de ces données, un consentement spécifique est recueilli.

Vos données médicales sont couvertes par le secret médical. Elles sont uniquement destinées à notre Service Prestations et à toute personne en charge de leur liquidation.

Pour toutes autres données collectées par ailleurs, le formulaire de recueil de données décrira les règles applicables aux données ainsi collectées dans l’hypothèse où elles seraient différentes des règles figurant dans la présente politique.

QUAND COLLECTONS-NOUS DES DONNÉES PERSONNELLES ?

Nous collectons vos données à caractère personnel dans les cas principaux suivants pour :

• tout formulaire que vous remplissez sur notre Site internet,
• recevoir des informations sur nos produits et services,
• souscrire un produit ou service,
• toute correspondance avec nous par téléphone, e-mail, réseaux sociaux, tout autre moyen,
• participer à un concours, une offre promotionnelle ou une enquête,
• postuler à une offre d’emploi,
• signaler un problème ou demander une assistance.

De plus, les informations présentées comme obligatoires sont nécessaires à la bonne exécution de votre contrat. Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles est indiqué, ainsi que les éventuelles conséquences en cas de défaut de réponse.

En effet, l’absence des informations obligatoires pourrait entrainer la nullité du contrat ou la réduction des indemnités versées en vertu des dispositions prévues par le Code des assurances, de la Sécurité sociale ou de la Mutualité, lesquels prévoient que « Le contrat d'assurance est nul en cas de réticence ou de fausse déclaration intentionnelle de la part de l'assuré, quand cette réticence ou cette fausse déclaration change l'objet du risque ou en diminue l'opinion pour l'organisme assureur (…) ».

Si vous êtes un mineur et que vous avez transmis des données personnelles vous concernant, vous garantissez avoir obtenu l’autorisation préalable de l’un de vos parents, EMOA Mutuelle du Var se dégageant de toute responsabilité dans le cas où une telle autorisation n’aurait pas été obtenue. Tous les parents et tuteurs sont encouragés à favoriser de la part des mineurs un comportement responsable et prudent lors de la communication de leurs données à caractère personnel.

POUR QUELLES FINALITÉS CES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

EMOA Mutuelle du Var est amenée à traiter vos données personnelles pour plusieurs raisons. Les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter les données à caractère personnel incluent les traitements qui :

• Sont nécessaires pour l’exécution du contrat conclu entre vous et la Mutuelle tels que :
  • traiter vos demandes de souscription, d’adhésion ou d’affiliation,
  • assurer le suivi, l’exécution et la gestion de votre contrat,
  • vous fournir des informations ou vous proposer de services dans le cadre de notre devoir de conseil,
  • répondre à vos demandes ou sollicitations,
• Sont nécessaires pour respecter les obligations légales et réglementaires qui s’imposent à la Mutuelle telles que la lutte contre le blanchiment d’argent, les déclarations sociales et fiscales, les obligations comptables ;
• Sont nécessaires pour servir nos intérêts légitimes tels que le développement des activités de la Mutuelle, l’amélioration des produits et services, la recherche de nouveaux produits et services, l’administration, la maintenance et l’amélioration de notre Site internet, la lutte contre la fraude ;
• Et qui sont fondés sur le consentement de nos clients (lequel consentement peut ensuite être retiré à tout moment sur demande) tels que communiquer avec vous au sujet de nos produits et services et vous fournir des informations marketing.

COMMENT MES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES PROTÉGÉES ?

EMOA Mutuelle du Var tient à assurer la sécurité des données que vous transmettez. Afin d’empêcher tout accès, usage, modification, destruction, perte, dommage ou divulgation non autorisés, des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été prises afin de protéger les données recueillies.

En particulier, la sécurité de vos données est assurée :

• Grâce à une protection par identifiant et mot de passe sur votre espace personnel client ;
• En limitant l’accès à vos données aux seules personnes habilitées et sensibilisées (par exemple, seuls les collaborateurs de la Mutuelle ayant besoin d’y accéder aux fins indiquées ci-dessus y auront accès).

A QUI MES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES ADRESSÉES ?

Les informations personnelles collectées par EMOA Mutuelle du Var ne sont pas vendues à des tierces parties. Nous pouvons toutefois partager des données personnelles recueillies, à savoir :

• Les membres habilités du personnel de la Mutuelle dans le cadre de la réalisation des missions résultant des finalités identifiées ci-avant ;
• Les tiers habilités tels que les réassureurs, les délégataires ;
• Les fournisseurs de services, en particulier ceux qui exécutent certaines fonctions pour notre compte ;
• Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de gestion des litiges et recouvrement des créances : en cas de litige, nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles pour la défense de nos droits ;
• Les administrations pour les déclarations sociales et fiscales ;
• Les agences de publicité qui ont besoin des données pour pouvoir sélectionner et fournir, à vous et à d’autres, des publicités pertinentes sur les produits et services de la Mutuelle ;
• Les administrations dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme ainsi que la lutte contre la fraude.

Nous nous réservons le droit de divulguer vos données personnelles à d'autres parties dans les cas où la loi, une disposition réglementaire en vigueur, une ordonnance judiciaire ou une réglementation l’impose ou l’autorise, ou si cette divulgation est nécessaire dans le cadre d'une enquête, ou d'une procédure, sur le territoire national ou à l'étranger.

Dans le cadre de l’exercice de ses traitements, EMOA Mutuelle du Var peut être amenée à confier des données à des sous-traitants en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas, la Mutuelle veille à ce que les données soient soumises à un niveau de sécurité et de protection adéquats. Pour vos données personnelles, nous privilégions un hébergement en France.

COMBIEN DE TEMPS MES DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES CONSERVÉES ?

Les données ne peuvent être conservées que pour une durée limitée. Cette durée est déterminée en fonction de la finalité du traitement et de règles issues de recommandations de la CNIL ou déterminées en fonction d’obligations règlementaires.

Ainsi, les données utilisées à des fins de prospection et d’information commerciale sont conservées trois ans après le dernier contact à l’initiative du client ou la fin de la relation contractuelle.

Les données nécessaires à la gestion de votre contrat et des services associés sont conservées pendant toute la durée de votre contrat et jusqu’à l’expiration des délais de prescription applicables ou conformément aux règles de conservation des documents comptables.

Quelques exemples de durées de conservation applicables à nos contrats

*Ces délais sont donnés à titre indicatif, les durées de conservation peuvent être allongées par exemple en cas de contestation ou de contentieux.
**En base archive les données ne sont pas accessibles à l’ensemble des opérationnels de la Mutuelle mais seulement aux personnes spécialement habilitées.

En tout état de cause, les données ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la gestion des missions de la Mutuelle et des litiges susceptibles d’en résulter conformément aux règles de prescription applicables ou aux règles de conservation des documents comptables.

QUELS SONT MES DROITS ?

Vous disposez du droit d’accéder à vos données personnelles, de les modifier, de les effacer, d’être oublié par EMOA Mutuelle du Var, de limiter le traitement de vos données, de recevoir les données personnelles vous concernant, fournies à la Mutuelle, dans un format structuré, fréquemment utilisé et lisible par machine, et, pour un motif légitime, de vous opposer au traitement des données personnelles. Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous disposez également du droit de le retirer.

Ces droits peuvent être exercés à tout moment :

• Soit en adressant un e-mail à l’adresse suivante : [email protected]
• Soit en écrivant à la Mutuelle à l’adresse suivante : EMOA Mutuelle du Var - Service Relations adhérents - 285 Rue de la Cauquière - CS 60117 - 83184 Six-Fours-les-Plages cedex

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ou d’une autorité de protection des données d’un Etat membre de l’Union européenne et de définir des directives post mortem.

En matière de prospection commerciale, vous pouvez à tout moment choisir de ne plus recevoir de prospection commerciale en utilisant le lien de désabonnement figurant dans le message ou en vous connectant à votre espace personnel client.

En cas de démarchage téléphonique, si vous ne souhaitez pas faire l'objet de prospection commerciale, vous pouvez vous inscrire gratuitement sur la liste d'opposition au démarchage téléphonique BLOCTEL. Pour plus d’informations, vous pouvez consultez le site www.bloctel.gouv.fr

PROFILAGE

EMOA Mutuelle du Var est susceptible d’utiliser des traitements de profilage fondés sur l’analyse de vos données. Le profilage est un traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels pouvant avoir des impacts sur les caractéristiques de votre contrat.

Ainsi le profilage est nécessaire pour répondre aux obligations de conseil et vous proposer des contrats et garanties adaptés à vos besoins.

MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

EMOA Mutuelle du Var se réserve le droit de modifier ou de façon plus générale d'actualiser à tout moment et sans préavis, la présente Politique de confidentialité. Toute modification substantielle sera signalée sur le Site Internet et/ou, le cas échéant, par email. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page afin de vous tenir informé des modifications apportées à la Politique de confidentialité.

CONTACTER EMOA MUTUELLE DU VAR

Pour toute remarque ou question relative à ce document vous pouvez nous écrire à :
EMOA Mutuelle du Var
Service Relations adhérents
285 Rue de la Cauquière
CS 60117 - 83184 Six-Fours-les-Plages cedex
[email protected]

DÉFINITIONS

Données à caractère personnel
Il s’agit de toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une « personne physique identifiable » est une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Le responsable de traitement
Vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par EMOA Mutuelle du Var. Cette dernière est dite « responsable de traitement » lorsqu’il s’agit de l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

Le Délégué à la Protection des Données
Le Délégué à la protection des données, aussi appelé D.P.O., est l'interlocuteur privilégié que vous devrez contacter si vous voulez exercer vos droits ou pour toute question relative à la protection des données personnelles au sein de EMOA Mutuelle du Var.

La Commission Nationale Informatique et Libertés
La CNIL, créée en 1978, est l’autorité administrative chargée de la protection des données personnelles. Elle accompagne les entreprises dans leur mise en conformité et aide les particuliers à maîtriser leurs données personnelles et exercer leurs droits.

Le droit d'accès
Vous pouvez demander à l’organisme concerné de vous communiquer toutes les données qu'il détient sur vous. Ce droit vous permet également de contrôler l'exactitude de vos données et, au besoin, de les faire rectifier ou effacer (cf. droit à la rectification et droit à l'effacement).

Le droit de rectification
Vous pouvez demander la rectification des informations inexactes ou incomplètes vous concernant.

Le droit d'opposition
Vous pouvez vous opposer à l'utilisation de vos données pour certaines activités de traitements. L'exercice de ce droit dépend de la finalité et de la base juridique du traitement et fera l'objet d'une analyse au cas par cas.

Le droit à la portabilité
Vous pouvez demander à récupérer vos données personnelles dans un format ouvert et lisible par machine. Vous pouvez aussi demander à l'organisme traitant vos données personnelles de les transférer à un autre organisme. Ce droit ne s'applique qu'aux traitements fondés sur le consentement ou sur l'exécution d'un contrat.

Le droit d'effacement ou le droit à l'oubli
Vous pouvez demander l'effacement de vos données personnelles. L'exercice de ce droit fera l'objet d'une analyse au cas par cas.

Le droit de limitation de traitement
Vous pouvez demander la suspension temporaire de tout traitement le temps que l'organisme concerné examine votre demande relative à l'un des droits cités précédemment. L'organisme devra alors arrêter d'utiliser vos données mais continuera à les conserver.

Le droit post-mortem
Vous pouvez définir les directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès. L'exercice de ce droit fera l'objet d'une analyse au cas par cas.