Charte de médiation

Article 1 - Objet de la médiation

La médiation a pour objet de favoriser le règlement amiable des différends entre EMOA Mutuelle du Var, ci-après dénommée « la Mutuelle », et ses adhérents.

Article 2 - Champ d’application

2.1 - Litiges concernés par la médiation

Le Médiateur peut être saisi pour tous différends entre un adhérent et la Mutuelle, concernant les garanties dont la Mutuelle est l’organisme assureur.

2.2 - Litiges exclus de la procédure de médiation

Sont exclus les litiges qui relèvent de la politique générale de la Mutuelle (par exemple, les décisions arrêtées en Assemblée Générale ou en Conseil d’Administration…), ceux faisant l’objet de la saisine des tribunaux, ainsi que ceux qui portent sur des garanties souscrites par l’intermédiaire de la Mutuelle auprès d’autres organismes assureurs partenaires.

Article 3 - Désignation du médiateur

Le Médiateur désigné par la Mutuelle est une personnalité compétente et indépendante, conditions nécessaires à son impartialité dans le traitement des litiges.
Le Médiateur est désigné par le Conseil d’administration, pour une durée minimale de 3 ans.

Article 4 - Gratuité

La procédure de médiation est gratuite pour l’adhérent.
L’adhérent devra, cependant, assumer ses propres frais (envoi des courriers, déplacements …).

Article 5 - Confidentialité

Dans le cadre de sa mission le Médiateur est habilité à recueillir, auprès des deux parties, toutes les informations nécessaires pour le traitement du différend.
Il est tenu à une obligation de confidentialité absolue et est aussi tenu au secret professionnel.
Les parties s’engagent, également, à respecter la confidentialité des informations et documents échangés dans le cadre de la procédure de médiation.
Les constatations et les déclarations que le Médiateur recueille ainsi que les avis qu’il rend ne peuvent pas être produits ni invoqués dans le cadre d’une procédure contentieuse, ni même être divulgués à des tiers (sauf tiers autorisés : administration …), sans l’accord des parties.

Article 6 - Mission du Médiateur

La mission du Médiateur est d’émettre un avis objectif et impartial sur les litiges qui lui sont soumis.
Il statue en droit et/ou en équité en formulant des avis ou recommandations motivés permettant chaque fois que cela est possible, de trouver un accord amiable entre les parties.

S’il estime que le litige ne relève pas de sa compétence ou ne peut pas être réglé par le biais de la procédure de médiation, le Médiateur peut conseiller à l’adhérent toute autre procédure ou solution qui lui semble adéquate.

Article 7 - Procédure de la médiation

La procédure de médiation est ouverte aux adhérents de la Mutuelle et s’effectue après épuisement de la voie de recours interne, qui s’exerce auprès du Service relation adhérents, par courrier, à l’adresse suivante :

EMOA Mutuelle du Var
Service relations adhérents – 285, rue de la Cauquière – CS 60117
83184 SIX-FOURS-LES-PLAGES CEDEX

ou par courriel à :
[email protected]

L’adhérent peut saisir le Médiateur de la Mutuelle dans l’un des deux cas suivants :

• la réclamation écrite au Service relation adhérents a fait l’objet d’une réponse écrite ne donnant pas satisfaction à l’adhérent,
• l’absence de réponse écrite par le Service relation adhérents dans un délai de deux mois.

Sous peine d’irrecevabilité, la saisine du Médiateur doit s’effectuer uniquement en langue française, par courrier, à l’adresse suivante :

EMOA Mutuelle du Var
Médiateur – 285, rue de la Cauquière – CS 60117
83184 SIX-FOURS-LES-PLAGES CEDEX

A réception de la demande, le Médiateur s’engage à consacrer à la procédure de médiation le temps nécessaire pour qu’elle puisse être conduite dans les meilleurs délais, ainsi qu’à mettre en œuvre l’ensemble des moyens nécessaires à son aboutissement.

A cette fin, l’adhérent fournira dans sa demande tous les éléments d’informations qui lui paraîtront nécessaires.

De son côté, la Mutuelle s’engage :

• à fournir tous documents que le Médiateur estime utiles à l’accomplissement de sa mission,
• à mettre à la disposition du Médiateur tous les moyens logistiques nécessaires ainsi que les sources d’information dont elle dispose elle-même.

Chacune des parties s’engage à coopérer de bonne foi avec le Médiateur.

La saisine du Médiateur vaut acceptation de la présente Charte de Médiation par l’adhérent.

Article 8 - Durée de la procédure de médiation

L’avis du Médiateur est remis aux parties dans un délai de 90 jours à compter de la date de réception du dossier complet. Ce délai peut être prolongé par le Médiateur en cas de litige complexe. La procédure de médiation prend fin :

• par l’envoi de l’avis du Médiateur ;
• par la signature d’un accord amiable entre les parties, mettant fin au litige ;
• en cas de désistement écrit au litige du saisissant ;
• en cas d’exécution volontaire mettant fin à l’objet du litige ;
• en cas d’assignation en justice par l’une des parties concernant le différend soumis au Médiateur.

Article 9 - Prescription

La procédure de médiation suspend la prescription des actions pouvant être entreprises au titre du différend.

Article 10 – Rapport annuel et communication de la Charte

L’existence de la médiation et les modalités de saisine du Médiateur font l’objet d’une mention dans la documentation contractuelle de la Mutuelle.

Le Médiateur établit, chaque année, un rapport sur l’ensemble de son activité, qu’il transmet à la Direction de la Mutuelle. Un exemplaire de la présente Charte est remis à toute personne qui en fait la demande. Elle est disponible à l’accueil du siège social de la Mutuelle, situé au 285 rue de la Cauquière, 83184 Six-Fours-les-Plages, et est consultable à tout moment sur le site https://www.mutuelle-emoa.fr/.